Mit KI in der Kundenkommunikation Zeit sparen

Wie Sie mit Künstlicher Intelligenz (KI) in der Kundenkommunikation Zeit sparen

Die Kommunikation mit Kunden ist essenziell, aber oft auch zeitaufwendig. Finanzberater und Versicherungsmakler müssen täglich eine Vielzahl von Anfragen bearbeiten, von einfachen Rückfragen zu Produkten bis hin zu spezifischen Informationen zu Abläufen oder Dokumenten. Diese Routine kann Berater davon abhalten, sich auf wichtigere und individuellere Beratungen zu konzentrieren. Genau hier kann Künstliche Intelligenz, insbesondere ChatGPT, eine wertvolle Hilfe sein.

Wiederkehrende Standardfragen verschwenden wertvolle Zeit

Berater verbringen oft zu viel Zeit damit, immer wieder dieselben Fragen zu beantworten. Hier sind einige typische Anfragen, die regelmäßig auftreten:

• Welche Unterlagen benötige ich für die Finanzberatung?
• Wie kann ich meinen Versicherungsvertrag ändern?
• Welche Produkte passen zu meiner aktuellen Lebenssituation?
• Was sind die besten Optionen zur Altersvorsorge?
• Wie lange dauert es, bis meine Versicherungspolice geändert wird?

Solche Standardfragen, die täglich von verschiedenen Kunden gestellt werden, lenken Sie von Ihren Kernaufgaben ab und können Ihre Effizienz mindern. Sie lassen sich jedoch leicht automatisieren.

Wie KI Ihren Arbeitsalltag konkret verbessert

Anstatt nur allgemeine Kundenanfragen zu beantworten, kann Künstliche Intelligenz gezielt dabei helfen, diese spezifischen, häufig wiederkehrenden Fragen zu automatisieren. Mit ChatGPT können Sie maßgeschneiderte Antworten auf Standardanfragen wie die obigen vorbereiten, sodass Kunden schnell und präzise Antworten erhalten.

Durch diese Automatisierung gewinnen Sie wertvolle Zeit zurück. ChatGPT agiert wie ein virtueller Assistent, der sofort auf eingehende Anfragen reagiert und Standardanfragen abwickelt, ohne dass Sie manuell eingreifen müssen. Dabei bleiben die Antworten stets präzise und auf Ihre spezifischen Kundenbedürfnisse abgestimmt.

KI in Ihren Arbeitsalltag praktisch anwenden

Wenn Sie die Vorteile von KI in Ihrer Kundenkommunikation nutzen möchten, können Sie mit wenigen Schritten starten. Ein besonders wichtiger Schritt dabei ist die Erstellung von Prompts für häufig gestellte Fragen. Diese Prompts stellen sicher, dass die Künstliche Intelligenz präzise und professionelle Antworten liefert, die auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden zugeschnitten sind. Hier sind konkrete Beispiele für Prompts, die Sie in einem System wie ChatGPT nutzen können, basierend auf den zuvor genannten häufigen Fragen:

• Welche Unterlagen benötige ich für die Finanzberatung?
  Prompt für ChatGPT:
  „Liste die Unterlagen auf, die ein Kunde für eine Finanzberatung benötigt. Stelle sicher, dass die Antwort alle relevanten Dokumente enthält, z. B. Einkommensnachweise, Kontoauszüge, Versicherungsverträge und Renteninformationen.“
• Wie kann ich meinen Versicherungsvertrag ändern?
  Prompt für ChatGPT:
  „Erkläre einem Kunden, wie er seinen Versicherungsvertrag ändern kann, inklusive der Schritte, die dafür erforderlich sind, und nenne, wo er das Änderungsformular findet oder welche Optionen im Online-Kundenportal verfügbar sind.“
• Welche Produkte passen zu meiner aktuellen Lebenssituation?
  Prompt für ChatGPT:
  „Frage den Kunden nach Details zu seiner aktuellen Lebenssituation (Einkommen, familiäre Situation, finanzielle Verpflichtungen) und erkläre, welche Finanzprodukte (z. B. Versicherungen oder Investments) zu ihm passen könnten.“
• Was sind die besten Optionen zur Altersvorsorge?
  Prompt für ChatGPT:
  „Erkläre einem Kunden die verschiedenen Optionen zur Altersvorsorge. Stelle sicher, dass du private Rentenversicherungen, betriebliche Altersvorsorge und andere Investitionsmöglichkeiten erläuterst und wie diese zu unterschiedlichen Lebenssituationen passen.“
• Wie lange dauert es, bis meine Versicherungspolice geändert wird?
  Prompt für ChatGPT:
  „Beschreibe, wie lange es in der Regel dauert, bis eine Versicherungspolice geändert wird. Erwähne, dass dies je nach Versicherer zwischen 5 und 10 Werktagen dauern kann, und informiere über den Versand der Bestätigung.“

Diese Prompts können direkt in das KI-System integriert werden. Wenn ein Kunde eine Frage stellt, kann die KI mithilfe des entsprechenden Prompts eine sofortige, präzise Antwort generieren. Dies spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht auch eine gleichbleibend hohe Qualität in der Kommunikation. Wichtig ist, dass Sie die Prompts regelmäßig überprüfen und an neue Entwicklungen oder Änderungen in Ihrem Service anpassen.

Zeit sparen durch gezielte Automatisierung und die Kundenzufriedenheit steigern

Durch den Einsatz von ChatGPT in der Kundenkommunikation können Berater gezielt wiederkehrende Fragen automatisieren. Ein Chatbot auf der Website oder im Kundenportal kann sofort auf häufige Anfragen reagieren, etwa zu den benötigten Unterlagen oder den nächsten Schritten beim Vertragswechsel. Hier spart die KI etwa 2 Minuten pro Anfrage, was bei 10-15 Anfragen täglich eine Zeitersparnis von bis zu 14 Stunden pro Monat bedeutet. Diese automatisierten Antworten beruhen auf vorbereiteten Prompts, die der Berater festlegt.

Die Schnelligkeit der Antworten – insbesondere bei Standardfragen – verbessert die Kundenzufriedenheit deutlich. Kunden erhalten sofort Antworten, auch außerhalb der üblichen Geschäftszeiten. Bei komplexeren Anfragen wird die KI die Anfrage an den Berater weiterleiten, sodass weiterhin menschliche Kontrolle gewährleistet bleibt. Gleichzeitig profitieren die Kunden von schnelleren Reaktionszeiten und präzisen Antworten auf einfache Anfragen.